I forbindelse med søknader om gavetildelinger fra registrerer stiftelsen personopplysninger i form av navn, epost-adressse og telefonnummer for kontaktperson hos søkeren. Disse opplysningene blir kun brukt som grunnlag for å gi svar på søknaden til kontaktperson. beslutter tildelingene, men SpareBank 1 Ringerike Hadeland kan bistå med behandling og administrering og vil på denne måten ha innsyn i de innsendte opplysningene. Det er regulert i en egen databehandleravtale at Sparebank 1 Ringerike Hadeland ikke kan benytte disse opplysningene til andre formål enn å bistå med administreringen av breddegavene. Opplysningene blir ikke distribuert til annen tredjepart, hverken av stiftelsen eller vår databehandler/systemleverandør, m.v. Personopplysningene blir oppbevart elektronisk som del av søknaden.
Dersom søker/kontaktperson ønsker at disse opplysningene skal slettes eller ønsker innsyn i hva som er lagret, kan vedkommende henvende seg til stiftelsen.